Баҳисобгирии интиқоли борро қариб ҳама дар Excel оғоз мекунанд ва ин оғози муқаррарӣ аст: ҷадвал дами даст аст, ба ҳама фаҳмост ва ҷорисозиро талаб намекунад. Вақти ба барнома гузаштан он гоҳ мерасад, ки дар файл якчанд диспетчер кор мекунад, он ба версияҳо тақсим мешавад ва барои донистани қарзҳои фармоишгарон ё натиҷаҳои моҳ маълумотро дастӣ ҷамъбаст кардан лозим меояд. Сухан дар бораи баҳисобгирии кории рейсҳо, мошинҳо ва пардохтҳо меравад, на дар бораи муҳосибот: андозҳо ва ҳисобот саволест барои муҳосиби шумо.
Дар поён — то даме ки ҷадвал аз уҳдаи кор мебарояд, баҳисобгириро дар он чӣ гуна пеш бурдан лозим аст, аз рӯи кадом нишонаҳо маълум мешавад, ки дигар намебарояд, ва чӣ гуна бе боздоштани кор ба барнома гузаштан мумкин аст.
Баҳисобгирии интиқоли борро дар Excel чӣ гуна бояд пеш бурд
Одатан дар ҷадвал рейсҳо, мошинҳо, ронандагон, фармоишгарон, нархҳо ва пардохтҳоро қайд мекунанд. То файл дарозтар хизмат кунад, дар бораи якчанд қоида мувофиқа кунед:
-
Як сатр — як рейс. Сана, масир, фармоишгар, мошин, ронанда, нарх, ҳолат. Ҳама чиз дар бораи рейс — дар як сатр, на дар варақҳои гуногун.
-
Маълумотномаҳо дар варақҳои алоҳида. Фармоишгарон, мошинҳо ва ронандагонро аз рӯйхати кушодашаванда интихоб мекунанд. Он гоҳ як фармоишгар аз сабаби гуногун навишта шудани номаш ба се фармоишгар табдил намеёбад.
-
Пардохт — дар сутунҳои алоҳида. Маблағ, санаи ҳисобнома, санаи пардохт. Филтр дарҳол нишон медиҳад, ки кӣ пул напардохтааст.
-
Ҷамъбаст — дар варақи алоҳида. Хулосаро аз рӯи моҳҳо, мошинҳо ва фармоишгарон аз варақи рейсҳо бо формулаҳо ё ҷадвали ҷамъбастӣ созед, на ин ки дастӣ пур кунед. Он гоҳ ҷамъбаст аз рейсҳо фарқ намекунад.
-
Як файли умумӣ. Google Sheets ё файл дар ҷузвдони умумӣ, на нусхаҳо дар почта ва мессенҷерҳо.
Ба ширкати хурд чунин ҷадвал метавонад муддати дароз кифоя кунад: то даме ки мошинҳо кам, диспетчер як нафар ва фармоишгаронро аз ёд номбар кардан мумкин аст. Мушкилот вақте оғоз мешавад, ки шумораи одамон ва рейсҳо меафзояд.
Ҷадвал дар куҷо вайрон мешавад
-
Якчанд диспетчер. Ду нафар файлро ҳамзамон таҳрир мекунанд, касе тасодуфан сатри каси дигарро нест кард ва дигар фаҳмо нест, ки кадом нарх дуруст аст.
-
Версияҳои файл. Дар як диспетчер «Рейсҳо_ҷамъбаст_ниҳоӣ.xlsx», дар дигаре «Рейсҳо_ҷамъбаст_нав.xlsx». Ҳақиқат дар кадоми онҳост, бо телефон муайян мекунанд.
-
Қарзҳои фармоишгарон. Барои фаҳмидани он ки кӣ ва чӣ қадар қарздор аст, рейсҳоро филтр кардан, маблағҳоро ҷамъ кардан ва бо пардохтҳо муқоиса кардан лозим аст. То ин корро мекунанд, қарздор мошини навбатиро мегирад.
-
Ҳисоботи моҳона дастӣ. Рейсҳо аз рӯи мошинҳо, даромад аз рӯи фармоишгарон, рӯйхати қарздорон — ҳар моҳ касе инро аз нав ҷамъ мекунад ва ҳар дафъа каме ба тарзи худ.
-
Таърих нест. Нархро дар сатр ислоҳ карданд, вале кӣ, кай ва чаро — зуд муайян кардан намешавад. Агар фармоишгар дар бораи маблағ баҳс кунад, ба чизе такя карда наметавонед.
-
Телефон. Дар роҳ ҷадвали калонро дар телефон таҳрир кардан нороҳат аст, бинобар ин ҳолатҳоро бегоҳ, аз ёд ворид мекунанд.
Агар ширкати худро шинохта бошед, нишонаҳои умумиро низ дар мақола дар бораи он ки бизнес кай бояд аз ҷадвалҳо ба CRM гузарад бинед.
Барнома барои баҳисобгирии интиқоли бор чӣ медиҳад
Барнома ҳамон маълумотеро нигоҳ медорад, ки ҷадвал, аммо онҳоро бо ҳам мепайвандад ва он чиро, ки ҳоло дастӣ ҷамъбаст мекунанд, худаш ҳисоб мекунад. Маълумотро як бор ворид мекунанд ва ҳар касе, ки ба он ниёз дорад, онро дар шакли лозимӣ мебинад.
-
Ҳама чиз дар як ҷо. Дар карточкаи фармоишгар ҳамаи рейсҳо ва қарзи ҷории ӯ намоёнанд, дар карточкаи мошин — рейсҳо ва ронандаи он.
-
Ҳолати рейсҳо. Ба нақша гирифта шуд, дар роҳ, расонида шуд, пардохт шуд. Диспетчер ҳолатро иваз мекунад ва роҳбар инро дарҳол, бе занг мебинад.
-
Ҳисоботҳо бе ҷамъбасти дастӣ. Рейсҳои моҳ, даромад аз рӯи мошин ё фармоишгар, рӯйхати қарздорон аз ҳамон маълумоте ҷамъ мешаванд, ки диспетчерҳо ба ҳар ҳол ворид мекунанд.
-
Ёдраскуниҳо. Барнома худаш хабар медиҳад, ки мӯҳлати пардохти фармоишгар гузаштааст, — лозим нест, ки ҳафтае як бор тамоми файлро аз назар гузаронед.
-
Дастрасӣ аз телефон. Диспетчер ҳолатро аз роҳ қайд мекунад, роҳбар бегоҳ ҷамъбастро бе кушодани ноутбук мебинад.
-
Ҳуқуқи дастрасӣ. Ҳар кас қисми худашро мебинад ва таҳрир мекунад, ва ҳеҷ кас тасодуфан рейсҳои дигаронро нест намекунад.
Барномаи тайёр ё барномаи худӣ
Барномаҳои тайёр ва CRM баҳисобгирии муқаррариро фаро мегиранд: рейсҳо, мизоҷон, пардохтҳо. Бе таҳия оғоз кардан мумкин аст, аммо бояд ҳамон тавре кор кунед, ки муаллифи барнома пешбинӣ кардааст. Имкониятҳо ва шартҳо тағйир меёбанд — маълумоти навтаринро дар сомонаи худи хизматрасонӣ санҷед.
Барномаи худӣ вақте лозим аст, ки баҳисобгирӣ ба барномаи тайёр намеғунҷад: тарҳи махсуси нархҳо, ҳисоботҳо дар ҳамон шакле, ки роҳбар онҳоро мебинад, пайвастагӣ бо сомона, боти Telegram ё системаи дигар. Чунин системаро барои раванди шумо месозанд, на баръакс, — муфассалтар дар саҳифаи таҳияи CRM ва ERP.
Санҷидани барномаи тайёр осон аст. Якчанд ҳолати маъмулиро аз кори худ гиред — масалан, рейс бо ду нуқтаи борфарорӣ ё пардохт бо қисмҳо — ва бубинед, ки барнома аз уҳдаи онҳо чӣ гуна мебарояд. Агар барои ҳар кадом роҳи ҳалли муваққатӣ лозим шавад, ин нишонаест, ки ба барномаи худӣ нигаред.
Баҳисобгирии рейсҳо ва қабули дархостҳоро дар як система пеш бурдан қулай аст. Дар он барои ширкати боркашонӣ ва экспедитор чӣ бояд бошад, мо дар мақола дар бораи CRM барои интиқоли бор дида баромадаем.
Чӣ гуна бе боздоштани кор гузашт
Гузариш корро вайрон мекунад, агар онро дар як рӯз, барои ҳама якбора ва бо тамоми таърих анҷом диҳанд. Қадам ба қадам рафтан оромтар аст:
-
Дар ҷадвал тартиб ба роҳ монед. Такрориҳои фармоишгаронро тоза кунед, мошинҳо ва ронандагонро ба як рӯйхат ҷамъ кунед. Ин маълумотномаҳо аввал ба барнома мекӯчанд. Ҳамзамон мувофиқа кунед, ки рейс кадом ҳолатҳоро дорад ва онҳо чӣ ном доранд: дар барнома онҳо барои ҳама умумӣ хоҳанд буд.
-
Аз як диспетчер оғоз кунед. Бигзор ӯ дар барнома кор карда, нишон диҳад, ки чӣ нороҳат аст. Инро пеш аз гузаронидани дигарон ислоҳ кунед.
-
Рӯзи гузаришро таъин кунед. Рейсҳои кушодаро ба барнома интиқол диҳед, рейсҳои навро бошад, аз ҳамон рӯз танҳо дар он ворид кунед. Ҷадвал барои маълумот мемонад, аммо дигар дар он чизе наменависанд.
-
Таърихро баъдтар бор кунед. Рейсҳои гузаштаро аз ҷадвал дертар интиқол додан мумкин аст, вақте ки кори ҷорӣ аллакай дар барнома меравад.
-
Моҳи аввалро муқоиса кунед. Ҳисоботи барномаро бо он чизе, ки аз рӯи ҷадвал ҳисоб мекардед, муқоиса кунед. Агар мувофиқ ояд, файли кӯҳнаро бастан мумкин аст.
Чек-лист
-
Як файл. Оё ҳамаи диспетчерҳо дар як ҷадвал кор мекунанд, на дар нусхаҳои худ?
-
Бе такрор. Оё ҳар фармоишгар як бор ва бо як ном навишта шудааст?
-
Қарзҳо. Метавонед ҳамин ҳоло гӯед, ки кадом фармоишгар чӣ қадар қарздор аст?
-
Ҷамъбасти моҳ. Оё ҳисоботи моҳи гузашта бе ҷамъбасти дастии файлҳо тартиб дода мешавад?
-
Ҳолатҳо. Оё аз ҷадвал намоён аст, ки ҳоло кадом рейсҳо дар роҳанд?
-
Ҷойгузинӣ. Агар диспетчер бемор шавад, оё ҳамкораш метавонад рейсҳои ӯро аз рӯи ҷадвал идома диҳад?
Агар ҷадвал дигар аз уҳдаи кор набарояд, дар гузаштан ба барномаи баҳисобгирӣ кӯмак мекунем: дида мебароем, ки шумо ҳоло чиро пеш мебаред, ва маслиҳат медиҳем, ки системаи тайёр кифоя аст ё системаи худӣ лозим аст. Бубинед, ки мо барои ширкатҳои логистикӣ чӣ кор мекунем, ва мисоли кор дар ин соҳаро — сомонаи Renoda Logistics.