Учёт грузоперевозок в Excel: когда пора переходить на программу

Учёт грузоперевозок почти все начинают в Excel, и это нормальный старт: таблица под рукой, понятна каждому и не требует внедрения. Переходить на программу пора, когда в файле работают несколько диспетчеров, он расходится на версии, а чтобы узнать долги заказчиков или итоги месяца, данные приходится сводить вручную. Речь о рабочем учёте рейсов, машин и оплат, а не о бухгалтерии: налоги и отчётность — вопрос к вашему бухгалтеру.

Ниже — как вести учёт в таблице, пока она справляется, по каким признакам видно, что уже нет, и как перейти на программу, не останавливая работу.

Как вести учёт грузоперевозок в Excel

Обычно в таблице ведут рейсы, машины, водителей, заказчиков, ставки и оплаты. Чтобы файл прослужил дольше, договоритесь о нескольких правилах:

• Одна строка — один рейс. Дата, маршрут, заказчик, машина, водитель, ставка, статус. Всё про рейс — в одной строке, а не на разных листах.

• Справочники на отдельных листах. Заказчиков, машины и водителей выбирают из выпадающего списка. Тогда один заказчик не превратится в трёх из-за разного написания.

• Оплата — в отдельных столбцах. Сумма, дата счёта, дата оплаты. Фильтр сразу покажет, кто не заплатил.

• Итоги — на отдельном листе. Сводку по месяцам, машинам и заказчикам стройте из листа рейсов формулами или сводной таблицей, а не заполняйте руками. Тогда итог не разойдётся с рейсами.

• Один общий файл. Google Таблицы или файл в общей папке, а не копии в почте и мессенджерах.

Небольшой компании такой таблицы может хватать долго: пока машин немного, диспетчер один, а заказчиков можно перечислить по памяти. Проблемы начинаются, когда растёт число людей и рейсов.

Где таблица ломается

• Несколько диспетчеров. Двое правят файл одновременно, кто-то случайно затёр чужую строку, и уже непонятно, какая ставка верная.

• Версии файла. У одного диспетчера «Рейсы_итог_финал.xlsx», у другого «Рейсы_итог_новый.xlsx». В каком из них правда, выясняют по телефону.

• Долги заказчиков. Чтобы понять, кто должен и сколько, нужно отфильтровать рейсы, сложить суммы и сверить с оплатами. Пока это делают, должник получает следующую машину.

• Отчёт за месяц вручную. Рейсы по машинам, заработок по заказчикам, список должников — каждый месяц кто-то собирает это заново и каждый раз немного по-своему.

• Нет истории. Ставку в строке поправили, а кто, когда и почему — быстро не выяснить. Если заказчик спорит о сумме, опереться не на что.

• Телефон. В дороге править большую таблицу на телефоне неудобно, поэтому статусы вносят вечером, по памяти.

Если узнаёте свою компанию, посмотрите и общие признаки в статье о том, когда бизнесу пора переходить с таблиц на CRM.

Что даёт программа для учёта грузоперевозок

Программа хранит те же данные, что и таблица, но связывает их между собой и сама считает то, что сейчас сводят руками. Данные вводят один раз, а видят в нужном разрезе все, кому это нужно.

• Всё в одном месте. В карточке заказчика видны все его рейсы и текущий долг, в карточке машины — её рейсы и водитель.

• Статусы рейсов. Запланирован, в пути, доставлен, оплачен. Диспетчер меняет статус, и руководитель видит это сразу, без звонка.

• Отчёты без ручного сведения. Рейсы за месяц, заработок по машине или заказчику, список должников собираются из тех данных, которые диспетчеры и так вносят.

• Напоминания. Программа сама подскажет, что заказчик просрочил оплату, — не нужно раз в неделю просматривать весь файл.

• Доступ с телефона. Диспетчер отмечает статус из дороги, руководитель смотрит сводку вечером, не открывая ноутбук.

• Права доступа. Каждый видит и правит своё, и никто случайно не сотрёт чужие рейсы.

Готовая программа или своя

Готовые программы и CRM закрывают типовой учёт: рейсы, клиенты, оплаты. Начать можно без разработки, но работать придётся так, как задумал автор программы. Возможности и условия меняются — проверьте актуальные на сайте сервиса.

Своя программа нужна, когда учёт в готовую не помещается: особая схема ставок, отчёты в том виде, в каком их смотрит руководитель, связь с сайтом, Telegram-ботом или другой системой. Такую систему делают под ваш процесс, а не наоборот, — подробнее на странице разработки CRM и ERP.

Проверить готовую программу просто. Возьмите несколько частых ситуаций из вашей работы — например, рейс с двумя точками выгрузки или оплату частями — и посмотрите, как программа с ними справляется. Если для каждой нужен обходной путь, это сигнал смотреть в сторону своей.

Учёт рейсов и приём заявок удобно вести в одной системе. Что в ней должно быть у перевозчика и экспедитора, мы разобрали в статье про CRM для грузоперевозок.

Как перейти без остановки работы

Переход ломает работу, когда его устраивают в один день, для всех сразу и со всей историей. Спокойнее идти по шагам:

1. Наведите порядок в таблице. Уберите дубли заказчиков, сведите машины и водителей в один список. Эти справочники переедут в программу первыми. Заодно договоритесь, какие статусы рейса у вас есть и как они называются: в программе они будут общими для всех.

2. Начните с одного диспетчера. Пусть поработает в программе и покажет, что неудобно. Поправьте это до того, как переводить остальных.

3. Назначьте день перехода. Перенесите в программу открытые рейсы, а новые с этого дня заводите только в ней. Таблица остаётся для справки, но в неё больше не пишут.

4. Историю загрузите потом. Прошлые рейсы можно перенести из таблицы позже, когда текущая работа уже идёт в программе.

5. Сверьте первый месяц. Сравните отчёт программы с тем, что посчитали бы по таблице. Совпало — старый файл можно закрывать.

Чек-лист

• Один файл. Все диспетчеры работают в одной таблице, а не в своих копиях?

• Без дублей. Каждый заказчик записан один раз и одним названием?

• Долги. Можете прямо сейчас назвать, кто из заказчиков должен и сколько?

• Итоги месяца. Отчёт за прошлый месяц собирается без ручного сведения файлов?

• Статусы. Видно ли по таблице, какие рейсы сейчас в пути?

• Подмена. Если диспетчер заболеет, коллега сможет продолжить его рейсы по таблице?

Если таблица уже не справляется, поможем перейти на программу учёта: разберём, что вы ведёте сейчас, и подскажем, хватит ли готовой системы или нужна своя. Посмотрите, что мы делаем для логистических компаний, и пример работы в этой отрасли — сайт Renoda Logistics.

Написать в Telegram →