Жүк тасымалын Excel-де есепке алу: бағдарламаға қашан көшу керек

Жүк тасымалын есепке алуды барлығы дерлік Excel-ден бастайды — бұл қалыпты бастама: кесте қол астында, бәріне түсінікті және енгізуді қажет етпейді. Файлда бірнеше диспетчер жұмыс істеп, ол нұсқаларға бөлініп кетсе, ал тапсырыс берушілердің берешегін немесе айдың қорытындысын білу үшін деректерді қолмен біріктіруге тура келсе, бағдарламаға көшетін уақыт келді. Әңгіме бухгалтерия туралы емес, рейстерді, көліктер мен төлемдерді жұмыс барысында есепке алу туралы: салықтар мен есептілік — бухгалтеріңізге қойылатын сұрақ.

Төменде — кесте әлі шамасы келіп тұрғанда есепті онда қалай жүргізу керек, оның енді үлгермейтінін қай белгілерден байқауға болады және жұмысты тоқтатпай бағдарламаға қалай көшуге болады.

Жүк тасымалын Excel-де қалай есепке алу керек

Әдетте кестеде рейстерді, көліктерді, жүргізушілерді, тапсырыс берушілерді, мөлшерлемелер мен төлемдерді жүргізеді. Файл ұзағырақ қызмет етуі үшін бірнеше ережеге келісіп алыңыз:

• Бір жол — бір рейс. Күні, маршрут, тапсырыс беруші, көлік, жүргізуші, мөлшерлеме, мәртебе. Рейс туралы бәрі әртүрлі парақтарда емес, бір жолда.

• Анықтамалықтар бөлек парақтарда. Тапсырыс берушілерді, көліктер мен жүргізушілерді ашылмалы тізімнен таңдайды. Сонда әртүрлі жазылғандықтан бір тапсырыс беруші үшеуге айналып кетпейді.

• Төлем — бөлек бағандарда. Сома, шот күні, төлем күні. Сүзгі кімнің төлемегенін бірден көрсетеді.

• Қорытындылар — бөлек парақта. Айлар, көліктер және тапсырыс берушілер бойынша қорытындыны қолмен толтырмаңыз, оны рейстер парағынан формулалар немесе жиынтық кесте арқылы құрыңыз. Сонда қорытынды рейстерден алшақтамайды.

• Бір ортақ файл. Поштадағы және мессенджерлердегі көшірмелер емес, Google Sheets немесе ортақ папкадағы файл.

Шағын компанияға мұндай кесте ұзақ уақыт жетуі мүмкін: көлік аз, диспетчер біреу және тапсырыс берушілерді жатқа атап шығуға болатын кезде. Адамдар мен рейстердің саны өскенде мәселелер басталады.

Кесте қай жерде сыр береді

• Бірнеше диспетчер. Екеуі файлды бір мезгілде түзетеді, біреуі абайсызда басқаның жолын өшіріп тастайды, сосын қай мөлшерлеменің дұрыс екені түсініксіз болады.

• Файл нұсқалары. Бір диспетчерде «Рейстер_қорытынды_соңғы.xlsx», екіншісінде «Рейстер_қорытынды_жаңа.xlsx». Қайсысында шындық бар екенін телефонмен анықтайды.

• Тапсырыс берушілердің берешегі. Кім қанша қарыз екенін түсіну үшін рейстерді сүзіп, сомаларды қосып, төлемдермен салыстыру керек. Мұны істеп жатқанда, борышкер келесі көлікті алып кетеді.

• Айлық есеп қолмен жасалады. Көліктер бойынша рейстер, тапсырыс берушілер бойынша табыс, борышкерлер тізімі — мұны ай сайын біреу жаңадан жинайды, әрі әр жолы сәл басқаша.

• Тарих жоқ. Жолдағы мөлшерлеме түзетілген, бірақ оны кім, қашан және неге түзеткенін тез анықтай алмайсыз. Тапсырыс беруші сомаға дау айтса, сүйенетін ештеңе жоқ.

• Телефон. Жолда үлкен кестені телефонда түзету ыңғайсыз, сондықтан мәртебелерді кешке, есте қалғаны бойынша енгізеді.

Өз компанияңызды танысаңыз, бизнеске кестелерден CRM-ге қашан көшу керектігі туралы мақаладағы жалпы белгілерді де қараңыз.

Жүк тасымалын есепке алу бағдарламасы не береді

Бағдарлама да кестедегі деректерді сақтайды, бірақ оларды өзара байланыстырады және қазір қолмен біріктіріп жүрген нәрсені өзі есептейді. Деректер бір рет енгізіледі, ал оларды керек адамдардың бәрі қажетті қимада көреді.

• Бәрі бір жерде. Тапсырыс беруші карточкасында оның барлық рейстері мен ағымдағы берешегі, көлік карточкасында — оның рейстері мен жүргізушісі көрінеді.

• Рейс мәртебелері. Жоспарланды, жолда, жеткізілді, төленді. Диспетчер мәртебені өзгертеді, ал басшы мұны қоңыраусыз бірден көреді.

• Қолмен біріктірусіз есептер. Айдағы рейстер, көлік немесе тапсырыс беруші бойынша табыс, борышкерлер тізімі диспетчерлер онсыз да енгізетін деректерден құралады.

• Еске салулар. Тапсырыс берушінің төлемді кешіктіргенін бағдарлама өзі ескертеді — аптасына бір рет бүкіл файлды қарап шығудың қажеті жоқ.

• Телефоннан кіру. Диспетчер мәртебені жолдан белгілейді, басшы кешке ноутбук ашпай-ақ жиынтықты қарайды.

• Қолжетімділік құқықтары. Әркім өзінікін көреді және түзетеді, ешкім басқаның рейстерін абайсызда өшіріп тастамайды.

Дайын бағдарлама ма, әлде өзіңіздікі ме

Дайын бағдарламалар мен CRM жүйелері стандартты есепті қамтиды: рейстер, клиенттер, төлемдер. Әзірлеусіз бастауға болады, бірақ бағдарлама авторы ойлағандай жұмыс істеуге тура келеді. Мүмкіндіктер мен шарттар өзгеріп тұрады — өзектісін сервистің сайтынан тексеріңіз.

Есеп дайын бағдарламаға сыймаған кезде өз бағдарламаңыз керек: мөлшерлемелердің ерекше схемасы, басшы қарайтын түрдегі есептер, сайтпен, Telegram-ботпен немесе басқа жүйемен байланыс. Мұндай жүйені керісінше емес, сіздің процесіңізге қарай жасайды — толығырақ CRM және ERP әзірлеу бетінде.

Дайын бағдарламаны тексеру оңай. Жұмысыңыздағы жиі кездесетін бірнеше жағдайды алыңыз — мысалы, екі түсіру нүктесі бар рейсті немесе бөліп төлеуді — және бағдарламаның олармен қалай жұмыс істейтінін қараңыз. Әрқайсысына айналма жол керек болса, бұл — өз бағдарламаңызды қарастыратын уақыт келгенінің белгісі.

Рейстерді есепке алуды және өтінімдерді қабылдауды бір жүйеде жүргізген ыңғайлы. Тасымалдаушы мен экспедитордың жүйесінде не болуы керектігін жүк тасымалына арналған CRM туралы мақалада талдадық.

Жұмысты тоқтатпай қалай көшуге болады

Көшуді бір күнде, бірден барлығына және бүкіл тарихымен бірге ұйымдастырса, ол жұмысты бұзады. Асықпай, қадам-қадаммен жүрген жөн:

1. Кестені ретке келтіріңіз. Тапсырыс берушілердің дубльдерін алып тастап, көліктер мен жүргізушілерді бір тізімге жинаңыз. Бұл анықтамалықтар бағдарламаға бірінші болып көшеді. Сонымен қатар сізде рейстің қандай мәртебелері бар екенін және олар қалай аталатынын келісіп алыңыз: бағдарламада олар барлығына ортақ болады.

2. Бір диспетчерден бастаңыз. Ол бағдарламада жұмыс істеп көріп, қай жері ыңғайсыз екенін көрсетсін. Қалғандарын көшірмес бұрын соны түзетіңіз.

3. Көшу күнін белгілеңіз. Ашық рейстерді бағдарламаға көшіріңіз, ал сол күннен бастап жаңаларын тек онда ашыңыз. Кесте анықтама үшін қалады, бірақ оған енді жазбайды.

4. Тарихты кейін жүктеңіз. Өткен рейстерді ағымдағы жұмыс бағдарламада жүре бастаған соң, кестеден кейінірек көшіруге болады.

5. Бірінші айды салыстырыңыз. Бағдарлама есебін кесте бойынша есептелетін нәтижемен салыстырыңыз. Сәйкес келсе — ескі файлды жабуға болады.

Чек-парақ

• Бір файл. Барлық диспетчер өз көшірмесінде емес, бір кестеде жұмыс істей ме?

• Дубльсіз. Әр тапсырыс беруші бір рет және бір атаумен жазылған ба?

• Берешектер. Тапсырыс берушілердің қайсысы қанша қарыз екенін дәл қазір айта аласыз ба?

• Ай қорытындысы. Өткен айдың есебі файлдарды қолмен біріктірмей-ақ жинала ма?

• Мәртебелер. Қазір қай рейстердің жолда екені кестеден көріне ме?

• Орнын басу. Диспетчер ауырып қалса, әріптесі оның рейстерін кесте бойынша жалғастыра ала ма?

Кесте енді үлгермесе, есепке алу бағдарламасына көшуге көмектесеміз: қазір нені жүргізетініңізді талдап, дайын жүйе жете ме, әлде өз жүйеңіз керек пе — соны айтамыз. Логистика компаниялары үшін не істейтінімізді және осы саладағы жұмыс мысалын — Renoda Logistics сайтын қараңыз.

Telegram арқылы жазыңыз →