Өндіріске арналған CRM: тапсырыстар мен сату бір жүйеде

Өндіріске арналған CRM тапсырысты алғашқы өтінімнен жөнелтуге дейін жүргізеді: клиент кім, неге тапсырыс берді, қандай бағамен, бұйым қай кезеңде тұр және оны қашан жөнелтеді. Менеджер тапсырыстың мәртебесін жүйеден көреді де, цехке қоңырау шалмайды, ал цех нені және қай мерзімге дейін жасау керек екенін көреді. Сату мен өндіріс кестелермен және хат алмасумен емес, бір тапсырыс карточкасымен жұмыс істейді.

CRM-сіз тапсырыстар қай жерде жоғалатынын, олар жүйеде қандай жолдан өтетінін және қашан дайын CRM жеткілікті, ал қашан өзіңіздікі керек екенін талдаймыз.

CRM-сіз тапсырыстар қай жерде жоғалады

Тапсырыс аз болғанда, бәрі есте, Excel-де және Telegram-да сақталады. Кейін тапсырыстар жоғала бастайды — әдетте үнемі сол бір жерлерден:

• Өтінімдер әртүрлі арналарға түседі. Пошта, қоңыраулар, Telegram, WhatsApp — әр менеджердің өз арнасы бар. Менеджер ауырып қалса, оның клиенттері күтіп қалады.

• Есептеулер жеке файлдарда жатады. Клиентке коммерциялық ұсыныстың қай нұсқасы кеткенін оны жасаған адам ғана біледі.

• Өзгерістер ауызша келісіледі. Клиент телефонмен басқа түс сұрады, ал цехке ескі тапсырма кетті.

• Мерзімдер тек есте сақталады. Шебер тапсырыстың жұмаға керек екенін есінде ұстайды, бірақ демалысқа кетіп қалды — енді мұны ешкім білмейді.

• Цех пен сату бөлімі бір-бірін көрмейді. Менеджер дайын ба, жоқ па, білу үшін шеберге қоңырау шалады, шебер жұмыстан алаңдайды, клиент жауап күтеді.

• Тұрақты клиенттерді ешкім қадағаламайды. Оларды өздері қоңырау шалғанда ғана еске алады, сондықтан олар өзін ертерек еске салғанға оңай кетіп қалады.

Жеке алғанда мұндай әр жоғалту ұсақ-түйек болып көрінеді. Жиналып келгенде, олар мерзімдердің бұзылуына және клиенттердің қайта оралмауына әкеледі. Бірнеше тармақтан өз компанияңызды таныған болсаңыз, бизнеске кестелерден CRM-ге қашан көшу керек екені туралы оқып көріңіз.

Тапсырыстың жолы: өтінімнен жөнелтуге дейін

Өндіріс пен сатуға арналған CRM-де тапсырыстың кезеңдері бар, әр кезеңде жауапты адам мен мерзім белгіленеді. Негізгі жол мынадай:

1. Өтінім. Сайттан, поштадан, Telegram-нан немесе телефон арқылы келеді де, қайдан келгені белгіленіп, ортақ базаға түседі.

2. Есептеу. Менеджер құнын есептеп, коммерциялық ұсыныс жібереді. Ұсыныстың барлық нұсқалары тапсырыс карточкасында сақталады.

3. Келісімшарт. Шарттар, спецификация, келісілген өзгерістер және төлем туралы белгі — сол жерде.

4. Өндіріс. Тапсырыс «жұмыста» мәртебесін алады, цех тапсырманы, сызбаны және мерзімді көреді.

5. Жөнелту. Бұйым дайын болғанда менеджер мұны бірден көреді де, клиентпен жеткізу немесе өзі алып кету туралы келіседі.

Тапсырыс бір кезеңде тұрып қалса, жүйе мұны клиенттің қоңырауын күтпей-ақ басшыға көрсетеді.

Менеджер нені көреді, цех нені көреді

Бір жүйе болғаны бәрі бәрін көреді деген сөз емес. Әркімнің өз экраны болғаны ыңғайлырақ:

• Менеджер. Клиент, тапсырыстар тарихы, сома, өндіріс кезеңі, жөнелту күні, хат алмасу. «Қашан дайын болады» деген сұраққа ол бірден жауап береді.

• Цех. Жұмыстағы тапсырыстар, тапсырмалар, сызбалар, материалдар және мерзімдер. Шеберге бағалар мен клиенттердің байланыс деректері керек емес, сондықтан ол оларды көрмейді. Мәртебені шебер телефоннан немесе планшеттен бір батырмамен өзгертеді.

• Басшы. Әр кезеңде қанша тапсырыс бар, қайсысының мерзімі өтіп кетті, цех қаншалықты жүктелген.

«Қалай, болды ма» деген қоңыраулар өздігінен тоқтайды, ал клиентпен уағдаластықтар бөлімдер арасында жоғалмайды.

Өзбекстандағы өндіріске арналған CRM: нені ескеру керек

Өндіріске арналған CRM-ді бірден Өзбекстандағы компаниялардың жұмыс тәсіліне бейімдеген дұрыс. Әдетте бұл бес нәрсе:

• Екі тіл. Менеджерлер көбіне орыс тілінде жұмыс істейді, ал цехте көпшілікке өзбек тілі ыңғайлырақ. Цех экранын, мәртебелер мен хабарламаларды екі тілде жасаған жөн — өзбек тілін латын әліпбиімен.

• Негізгі арна — Telegram. Клиенттер мен дилерлер Telegram-ға жазады, сондықтан ондағы өтінімдер CRM-ге өздігінен түсуі керек. Клиентке кезеңдер туралы хабарламалар да сол арқылы жіберіледі: «тапсырыс өндірісте», «жөнелтуге дайын». Клиент сирегірек қоңырау шалады, ал менеджер сол бір сұраққа сирегірек жауап береді.

• Сум мен доллар. Коммерциялық ұсыныстар мен есептеулер әртүрлі валютада болатын болса, тапсырыс карточкасында клиентпен келісілген валюта сақталады. Менеджер мен бухгалтерияға сомаларды қолмен қайта есептеудің қажеті болмайды.

• Өңірлер мен экспорт. Ташкентке, Ферғанаға немесе Алматыға баратын тапсырыс әртүрлі жөнелтіледі: өз көлігіңіз, тасымалдаушы, басқа құжаттар. Әр тапсырыстың жөнелту шарттары бір қызметкердің есінде емес, карточкада сақталады.

• 1С-тегі есеп. Бухгалтерия есепті 1С-те жүргізсе, CRM оны қайталамауы керек — екеуін байланыстыру туралы төменде.

Мұның бәрін кейін, қызметкерлер басқаша жұмыс істеуге үйреніп алғанда қосқаннан гөрі, іске қосқан кезде бірден ескеріп қойған оңай.

Өндіріске арналған дайын CRM бе, әлде өзіңіздікі ме

Процесіңіз кәдімгі сату сияқты болса — өтінім, коммерциялық ұсыныс, мәміле, төлем, — дайын CRM жарайды. Ондағы кезеңдерді өзіңізге бейімдеп, жүйені тезірек іске қосуға болады, әрі CRM командаға сіңісе ме, жоқ па — бірден көрінеді. Көптеген өндірушілер үшін бұл — ақылға қонымды алғашқы қадам: дайын жүйеде жұмыс істеп көріп, онда не жетіспейтінін нақты білесіз, ал өз CRM жүйеңіз осы тәжірибеге сүйеніп құрылады.

Өндіріске арналған өз CRM жүйеңіз мына жағдайларда керек:

• Өндіріс сату воронкасына сыймайды. Тапсырыс бірнеше учаскеден өтеді, әрқайсысының өз мерзімі мен жауаптылары бар.

• Цехке өзінің қарапайым экраны керек. Артық өрістерсіз, мәртебелердің ірі батырмаларымен.

• Құнын есептеу күрделі. Баға материалдарға, өлшемдерге және операцияларға байланысты — мысалы, баспа платаларында қабаттар санына, материалға және партия көлеміне, — әрі оны қолмен есептеу ұзаққа созылады.

• 1С-пен және сайтпен тығыз байланыс керек. Дайын қосылымдар сізге керек нәрсені бермейді немесе оның бәрін бермейді.

Тапсырыстарға қойма, материал сатып алу және цех жұмысын жоспарлау қосылса, бұл — енді ERP-нің міндеті. Оның CRM-нен айырмашылығы туралы «Өндіріске арналған ERP: бұл не және ол қашан керек» мақаласында айтамыз.

Сайтпен және 1С-пен байланыс

CRM-ге ештеңе қолмен көшірілмесе, ол жақсырақ жұмыс істейді. Сайттан келген коммерциялық ұсыныс сұрауы, Telegram-ботқа жазылған хабарлама немесе поштаға келген хат CRM-де бірден тапсырыс ретінде тіркеледі, ал менеджер Telegram-да хабарлама алады. Өтінім көзі автоматты түрде жазылады, сондықтан сайт қанша тапсырыс әкелетіні, басқа арналар қаншасын әкелетіні көрініп тұрады.

1С әдетте есеп жүйесі болып қала береді. CRM есептеу үшін одан номенклатура мен бағаларды алады, ал тапсырысты екі рет енгізбеу үшін оны 1С-ке береді. Материал бағалары жиі өзгерсе, 1С-тегі бағалар бойынша есептеу ескі баға тізімімен есептелген коммерциялық ұсыныстардан құтқарады.

Деректердің негізгі нұсқасы қай жерде болатынын алдын ала шешіп алыңыз: мысалы, клиенттер мен тапсырыстар CRM-де, ал номенклатура мен бағалар 1С-те жүргізіледі. Әйтпесе бір деректер екі жерде бір-біріне сәйкес келмей қалады, ал қолмен әр көшіру — артикулда немесе сомада қателесу мүмкіндігі.

1С пен сайт арасында не берілетінін және бұл кезде не бұзылатынын 1С-ті сайтпен интеграциялау туралы мақалада талдадық — CRM-мен байланыстыруда да қағидаттар сол.

Чек-парақ

• Бір база. Барлық өтінімдер қайдан келсе де, бір жерге түседі.

• Қоңыраусыз мәртебе. «Тапсырыс қай кезеңде» деген сұраққа менеджер цехке қоңырау шалмай жауап береді.

• Жауапты адамдар. Әр кезеңнің жауапты адамы мен мерзімі бар.

• Өзгерістер. Клиент өзгерткеннің бәрі хат алмасуда ғана емес, тапсырыс карточкасында да жазылған.

• Мерзімі өткен тапсырыстар. Басшы тұрып қалған тапсырыстарды бөлек есепсіз көреді.

• Клиенттер қалады. Менеджер кетсе де, оның клиенттері мен тапсырыстар тарихы компанияда қалады.

Тапсырыстарыңыз кестелер мен хат алмасуда жүрсе, процесіңізді талдап, дайын CRM жеткілікті ме, әлде өзіңіздікі керек пе — соған кеңес береміз. Мұндай жүйелерді қалай жасайтынымызды CRM және ERP әзірлеу бетінде, ал өндірушілермен қалай жұмыс істейтінімізді «Өндірістік компанияға сайт» бетінде айтамыз. Жұмысымыздың мысалы — баспа платаларын өндіретін BOFPCB компаниясының сайты.

Telegram арқылы жазыңыз →